Jag har varit intresserad av att komma in i upphandlings världen. I den offentliga sektorn finns det mycket pengar. Men hur gör man har varit den stora frågan. Jag pratade med en vän till mig som jobbar i Region Jönköpings län och han berättade för mig hur det fungerar och på vilken hemsida man går in på.

Den 15 maj pratar jag med honom och han visar mig www.e-avrop.se

Dagen efter sitter jag och surfar runt på sidan och hittar en perfekt upphandling enligt mig.

Skellefteå Kommuns personalfest 2025.

Uppdragsbeskrivning:

Helhetsansvar för planering och genomförande av Skellefteå kommuns personalfest sommaren 2025. Leverantören har totalansvar för genomförande och säkerställer uppdraget från start till mål, vilket innefattar allt från koncept och inbjudan till avslut och uppföljning.

Utdrag från Upphandlingsdokumentet

Skellefteå Kommun har en gång varje mandatperiod en personalfest för alla sina medarbetare, respektive och barn. Totalt 17 000 personer är inbjudna till denna fest. Ungefär 500 personer är i tjänst och kan inte medverka. De får ett ersättningserbjudande som leverantören ska ge förslag på. Det är utanför budgeten.

Budgeten är på 4 miljoner kronor.

Anbudet skulle vara inne den 20 maj senast kl 23:59

Nu började klockan ticka. Deadlinen var satt.

Jag hade fredag, lördag, söndag och måndag på mig.

Då är bara den enkla frågan vart börjar man?

Jag började med att ringa min mamma och fråga efter numret till min bror. Han och hans fru bor i Lycksele men deras son bor i Skellefteå. Jag behövde få information om staden.

Jag bestämde telefonmöte med Victor på lördagen.

Fredagen gick åt till att börja ringa underleverantörer till mig och fila på ett koncept.

Jag ringde till ett företag som jag har jobbat tillsammans med på ett evenemang i Värnamo när det kommer till säkerhet. Han skulle kolla på vad säkerheten till ett sånt här event skulle kosta.

Jag ringer till en lokal matleverantör som har serverat hamburgare till Ironman 7.3 i Jönköping för att kolla med dem om pris. ( Det var den godaste hamburgaren jag har ätit efter att ha gjort Ironman)

Jag kollar med människor som har kontakter inom musikvärlden och frågar hur man går tillväga.

Jag kollar med ett hotell i Skellefteå om jag kan teckna ett samarbetsavtal med dem för att få ner kostnaderna på hotellnätter för mig, artister och andra som behöver övernatta.

Jag kolla med ett annat företag i Värnamo om att göra en aktivitet som jag kallar för ”Årets Utmärkelser” att ta fram Årets anställd, Årets nykomling och Årets erfarna i kommunen. Skellefteå kommun blev utsedd av TIMES Magazine 2022 för ett av världens 50 bästa plaster. Nu tyckte jag att det var dags för Skellefteå kommun att utse sina tre bästa medarbetare.

Jag började kolla på koncept. Vad gillar man i norra delen av Sverige?

Landade i att mitt koncept var:

Together we celebrate!

Delad glädje är dubbel glädje!

Jag kollade med en vän som jobbar mycket i Umeå vad det kostar att åka upp med tåg.

Jag börjar kolla med fotograf.

Jag kollar med lokala aktörer som föreningar om man kan ta hjälp av dem för att hålla nere kostnaderna.

Jag kollar med en gammal kontakt om hur man kan göra detta event klimatsmart. När jag var projektledare för Värnamo kalaset gjorde vi det klimatsmart genom att sopsortera allt avfall.

Jag funderar ut hur jag skulle kunna få hjälp. Både på hemmaplan och i Skellefteå. Ingen lyckas på egen hand.

Jag ringer upp till hon som är upphandlingsansvarig för att få svar på om jag ska redovisa detta genom ett word-dokument eller om jag får vara kreativ och göra en PowerPoint. Hon säger att de vill ha en PP.

Jag börjar fila på min tidplan, genomförandebeskrivning, budgetfördelning, referenser och CV.

Allt måste vara iordning.

Jag jobbar stenhårt med att få allt klart.

Dagen då det ska lämnas in är jag uppe i 22 timmar. ( Jag vet att det inte är sunt men jag hade inget val)

Jag får hjälp av Filip med budgeten och 23.43 lämnar jag in mitt anbud.

Jag har tårar i ögonen av många anledningar men jag är så nöjd.

Jag hade gjort vad jag kunde.

Dagen efter får jag ett mail 07:30 att mitt anbud är öppnat. Mitt hjärta slår extra slag.

Vid 14:00 tiden får jag en teamsinbjudan att jag är en av tre som har gått vidare. Jag kommer få göra en muntlig presentation av mitt anbud.

Jag är i extas!

Jag är så glad att jag har gått vidare!

Den 27/5 kl 12:30-13:30 har jag min muntliga presentation. Jag har förberett mig med en del frågor som är brinnande för min del.

Fråga nummer 1 : Betalningsvillkor. Jag har inte möjlighet att ligga ute med alla pengarna för uppdraget och få betalt i efterhand. När jag frågar detta säger dem att det inte är några konstigheter.

Fråga nummer 2: Artisterna som jag har som förslag är bara ett förslag. Det är svårt att veta ett år innan att det är de artister det kommer bli. Det har de full förståelse för. Konceptet och idén är fast men inte vilka artister.

Sen har de några frågor till mig och jag till dem.

Jag var så nöjd efter mitt muntliga framförande. Nu kan jag inte göra mer än att vänta.

Den 20 juni skulle vi få svar.

Jag har inte nån aning om vilka som hade lagt anbud. Hur många? Vilken nivå de lägger sig på?

Mitt anbud var på hela summan, 4 miljoner.

Den 20 juni kommer och jag är hemma och jobbar. Väntar med spänning.

Mailet kommer och jag har problem med att öppna det.

Jag läser igenom beslutet noga och inser att jag inte har fått det.

Men i utvärderingsbeslutet står följande:

Leverantören motsvarar våra förväntningar med en god kompetens och erfarenhet för liknande projekt. 

Jag är en duktig projektledare.

Det som jag föll på var att jag ville för mycket och att min budgetfördelning inte stämde överens med min genomförandebeskrivning.

Men kom ihåg att jag hade tre dagar på mig.

Vad tar jag med mig?

Jag är sjukt stolt över mig själv.

Jag vågade.

Jag har lärt mig så mycket.

Idag ringde jag till vinnaren och grattade dem och berättade att jag var nummer två. Och erbjöd dem mina tjänster om de skulle vara intresserade. Hon jag pratade med blev något förvånad men väldigt glad.

Jag har aldrig varit rädd för att försöka, kasta mig ut, testa nått jag aldrig har gjort tidigare. Det jag historiskt har tänkt när saker inte går min väg, är det ett misslyckande.

Så tänker jag inte längre.

Allt är en lärdom.

Allt är en skola.

Allt kan ge ringar på vattnet.

Behandla alla väl.

Sprid glädje.

Var varm.

Gör saker på ditt sätt.

Sen kommer det andra lösa sig.

Önskar er alla en mycket trevlig dag!

Life is a party and eveybody is invited!

Kärlek

Abeba❤